Apa Itu Event Organizer Serta Tugas, Kualifikasi dan Keuntungan


Apa Itu Event Organizer Serta Tugas, Kualifikasi dan Keuntungan - Karena kalian tau bahwa semakin majunya peradaban, orang-orang sekitar kalian pasti menjadi semakin sibuk setiap harinya. Bukan hanya untuk bekerja saja, bahkan untuk bersantai pun seakan tidak punya waktu luang bersama kalian.

Apalagi dengan situasi seperti ini, menyiapkan pesta maupun acara besar menjadi tantangan itu tersendiri. Sebagai jawaban dari persoalan ini, sudah menjadi hal wajar saat tugas event organizer menggantikan peran panitia.

Memiliki banyak kelebihan yang bisa didapatkan ketika menggunakan jasa event organizer. Mengingat perannya yang sangat penting dan cukup sering dibutuhkan, maka gak heran jika muncul banyak event organizer di manapun kalian melihatnya.

Enggak hanya mengurusi perihal acara pernikahan, pesta ulang tahun maupun konser musik saja, tetapi banyak juga event organizer yang mengurusi perihal festival film dan karir yang mereka sukai. 

Pemahaman Event Organizer


Jika kalian lihat dari asal katanya, maka event berarti acara dalam bahasa Inggris, dan organizer adalah pengelola, juga dalam bahasa Inggris.

Adapun artian sederhananya, event organizer adalah seseorang atau sekelompok orang atau organisasi yang bertanggung jawab mengelola sebuah acara.

Bukan hanya itu saja, mereka juga harus masuk dalam bagian perencana hingga pelaksana. 

Setiap event organizer atau EO, walaupun pada dasarnya adalah sama saja, memiliki tugas spesifik yang berbeda-beda, tergantung dari jenis EO yang dipilih.

EO untuk pernikahan tentu memiliki ragam daftar tanggung jawab yang berbeda secara detail dibandingkan dengan EO untuk konser musik.

Mereka bisa bekerja dengan siapa saja. Klien para EO bisa datang dari pemerintah, swasta, publik, hingga nirlaba. Mereka harus bisa menjalin komunikasi yang baik dan benar dengan kliennya agar kebutuhan mendasar klien mereka bisa terpenuhi.

Tugas Event Organizer

1. Ahli Perencana

Adapun banyak orang yang mempercayakan jadwal dan kegiatan mereka kepada para EO. Oleh karena itu, EO akan membantu kliennya dalam hal perencanaan. Bukan hanya perihal perencanaan tentang detail acara, tetapi juga termasuk perencanaan mengenai anggaran yang akan dibuat supaya bisa meriah. Dengan demikian, klien bisa mendapatkan gambaran tentang suasana dan jalannya acara yang akan mereka adakan.

Adapun untuk urusan lokasi acara, sering kali para pihak EO juga memberikan alternatif apabila sang klien belum menemukan tempat yang sesuai. Tak hanya sampai di situ, para EO juga yang akan menghubungi pihak pemilik tempat guna melakukan reservasi serta penjelasan rincian lainnya.

Hal yang enggak kalah penting tentunya adalah merencanakan acara inti, mulai dari jam penyelenggaraan, susunan acara, persiapan dekorasi, perlengkapan yang dibutuhkan, vendor yang akan diajak kerja sama, hingga kru yang akan dibutuhkan ketika acara berlangsung.

2. Ahli Komunikator

Dengan kesuksesan sebuah event organizer bukan hanya terlihat ketika acara selesai dilaksanakan, akan tetapi sudah dimulai ketika berhadapan dengan klien. Dengan bisa memuaskan pelanggannya, tentu seorang EO harus mampu memahami hal yang menjadi kebutuhan klien tersebut.

Kata kunci dari pemahaman tersebut adalah komunikasi. Seorang EO harus mampu mengkomunikasikan kebutuhan klien dengan pelaksanaan perencanaannya.

Merupakan menjadi tugas event organizer yang penting, sebab sering kali klien datang dengan gambaran yang masih samar, belum sepenuhnya memahami keinginan mereka sendiri, dan di situlah peran EO untuk menjembataninya.

3. Ahli Negosiator / Negosiasi

Event Organizer pada dasarnya adalah sebuah usaha jasa, maka tentu selain untuk membantu konsumen, mereka juga membutuhkan keuntungan untuk pihak intern. Jadi, dari itulah dibutuhkan kerjasama dengan vendor lain agar bisa mendapatkan keuntungan bersama.

Maka dari itulah dibutuhkan negosiasi saat akan menawarkan kerjasama dengan pihak fotografer, catering, hingga lighting dan video shooting. Dengan cara ini maka tentu biaya produksi bisa ditekan, sehingga bisa mendatangkan laba yang lebih tinggi.

Selain itu, klien juga akan merasa senang karena mendapatkan layanan yang bagus dan menyenangkan tanpa harus berpusing ria.

4. Ahli Manager / Mengatur

Tugas Event Organizer yang paling utama adalah ketika acara akan dan sedang berlangsung. Setiap kru yang tergabung di dalam EO tersebut harus bekerja sesuai dengan tanggung jawab masing-masing. 

Pihak EO harus memastikan setiap pengisi acara dan peralatan yang akan digunakan harus sudah siap sebelum tiba giliran mereka. Kehadiran para tamu dan undangan juga menjadi perhatian EO agar tidak ada yang terlewatkan.

Acara demi acara harus bisa diatur sesuai dengan susunan acara yang dibuat agar tidak molor dan mengganggu jadwal sesudahnya. Demikian pula jika terjadi kendala teknis maupun non teknis, EO juga harus sigap melaksanakan rencana cadangan. Satu hal yang pasti adalah acara harus minim kesalahan agar klien tidak komplain.

Beberapa Kualifikasi Seorang Event Organizer

Kepingin menjadi seorang event organizer? Kalian minimal harus memiliki kualifikasi berikut ini.

  1. Memiliki pengalaman dalam mengorganisir acara maupun kegiatan terkait
  2. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, dalam bentuk tulisan maupun verbal
  3. Memiliki Berkepribadian kuat, ramah, cekatan, dan dinamis
  4. Mampu menjadi pemimpin dan memiliki kemampuan negosiasi dan strategi yang matang
  5. Mampu bekerja di bawah tekanan dan multitasking
  6. Memiliki kemampuan memecahkan masalah
  7. Mampu melihat detail 
  8. Mampu bekerja dalam tim maupun perorangan dengan efektif dan efisien.
  9. Keuntungan Menggunakan Jasa Event Organizer

Manfaat Menggunakan Jasa Event Organizer


Untuk membuat sebuah event, kalian bisa memilih apakah menggunakan resource sendiri atau menggunakan event organizer. Berikut ini adalah beberapa keuntungan menggunakan jasa event organizer :

1. Menghemat Waktu

Ketika mulai akan merancang sebuah acara tentu membutuhkan banyak hal sebagai pertimbangan, terlebih ketika acara tersebut akan melibatkan orang banyak. Pengalaman menjadi kunci untuk bisa membuat sebuah acara yang sukses.

Para ahli EO tentunya bukan hanya memiliki pengalaman, tetapi juga kemampuan untuk menyelesaikan sebuah acara dari awal hingga akhir. Semua perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan pun bisa disediakan dengan mudah, karena mereka sudah memiliki koneksi.

Ini akan menghemat waktu Anda, sama seperti one stop shopping. Hanya dengan mendatangi satu tempat, kalian sudah bisa mendapatkan beberapa vendor yang dibutuhkan tanpa harus menyeleksi satu per satu.

2. Mengurangi  Dampak Stress

Menjelang sebuah acara penting, biasanya tekanan menjadi lebih besar. Apalagi jika ditambah dengan beberapa detail yang ternyata belum rampung atau tidak sesuai dengan harapan, bisa dipastikan tingkat stress menjadi lebih besar.

Tugas event organizer adalah membantu mengatasi masalah, sehingga Anda tidak perlu berpikir terlalu banyak. Kalian hanya perlu mempersiapkan hal yang dibutuhkan, untuk detail acara dan mengatasinya tentu akan diatasi oleh para EO. Ini akan meringankan beban, sehingga Anda bisa lebih fokus ke hal lainnya.

3. Membantu Melihat Detail atau Berpikir Kritis

Seringkali beberapa klien datang kepada para EO dengan hanya membawa gambaran besar dari rencana mereka saja. Misalnya saja ketika akan menggelar pesta pernikahan, para calon pengantin hanya berpikir ingin mengadakan acara dengan tema internasional contohnya, dengan gaun berwarna putih dan tuxedo berwarna perak. 

Akan tetapi, EO akan membantu kalian melihat lebih dalam, mulai dari desain gaun, dekorasi untuk acara dengan bunga dan tempat membelinya, bentuk undangan, bahkan hingga peralatan makan yang akan digunakan. Mereka akan memberikan pandangan lain tentang hal yang kadang luput dari perhatian calon pengantin.

4. Merencanakan Anggaran

Hal penting yang menjadi keutamaan menggunakan jasa EO adalah bantuan untuk merancang anggaran. Panitia konvensional seringnya tidak mengetahui kondisi harga pasaran, baik tentang kebutuhan logistik maupun perlengkapan yang dibutuhkan.

Sedangkan apabila EO sudah memiliki rancangan harga karena vendor yang bekerjasama dengan mereka sudah menyediakannya. Klien akan menjadi lebih mudah menentukan anggaran dengan pilihan paket yang disediakan atau pilihan vendor yang akan diajak kerjasama.

Agar bisa membantu klien untuk menyukseskan acara yang akan mereka gelar adalah tugas event organizer yang paling utama. Kemampuan komunikasi dan menyelesaikan masalah dengan cepat menjadi andalan agar semua bisa berjalan dengan sukses.

Terimakasih sudah membaca artikel berjudul Apa Itu Event Organizer: Tugas, Kualifikasi dan Keuntungan

21 komentar:

  1. Kayaknya saya enggak ada bakat jadi event organizer deh. Dulu di organisasi saya sering jadi pemain belakang aja, hehe. Kalau sekarang, buat list yang wajib dilakukan sehari-hari saja gampang keteteran. Salut banget sama orang yang bisa menggenggam banyak hal dalam satu waktu.

    BalasHapus
    Balasan
    1. perlu banyak belajar kak agar bisa jadi orang-orang seperti mereka

      Hapus
  2. Kalau dulu ada acara apapun di organisasi saya selalu jadi sekretaris kalau gak selalu jadi sie acara yang organize event dari awal sampai akhir.
    Jadi EO lumayan melelahkan sih kalau kerjanya di lapangan apalagi handle party gitu. Harus all out biar klien puas

    BalasHapus
    Balasan
    1. Benar banget memang harus all out kak agar kuat jadi EO

      Hapus
  3. Memutuskan untuk bergelut di bidang event organizer memang membutuhkan banyak skill. Salah satunya kita memang kudu pinter berkomunikasi dan mengatur jalannya acara. Bahkan mulai dari perencanaan hingga acara selesai.

    BalasHapus
  4. Mantap informasinya sangat lengkap dan detail mengenai event organizer. Saya dalam 2 tahun ini kebetulan memiliki pengalaman bantu tim handle bantu-bantu dalam penyelenggaraan event launching live èvent gitu meskipun hanya sebagai "live preview".

    Wah, pengalaman tersebut sangat berguna karena ketika untuk posisi saya dalam tim sangat penting karena harus jeli dan komunikatif untuk melihat tampilan baik gambar dan suara seluruh aset dalam video apakah sudah ok atau belum dan ini harus clear sebelum live event dilakukan.

    BalasHapus
  5. Dulu pernah gabung di Event Organizer gitu,emang seru sih bisa ngurusin event ramean. Memang tugasnya lumayan banyak dan suka degdegan menantikan keberhasilan sebuah event yang dipegang.

    BalasHapus
  6. bisnis event organizer sekarang makin banyak ya, bukan hanya event musik tapi juga wedding dan party. emang secara profit cukup menguntungkan sih. terus kalau kita mau bikin event juga lebih praktis pakai EO, gak ribet sendiri

    BalasHapus
  7. jadi event organizer ini gak mudah yaa, orangnya dituntut untuk selalu disiplin dan mau diribetin, apalagi pekerjaan ini juga melibatkan banyak orang, jadinya harus ekstra sabar

    BalasHapus
  8. Banyak yang harus dihandle dan didelegasikan ya ternyata pada masing-masing anggota tim ya. Butuh jam terbang tinggi ya kak

    BalasHapus
  9. Salut pada mereka yang bisa menekuni bisnis event organizer, mereka kudu menfuasai banyak kemampuan, terutama berkomunikasi. Makasih infonya Kak.

    BalasHapus
  10. Alhamdulillah saya sudah lama menekuni bidang EO, dan untuk pribadi juga manfaatnya banyak. Tapi memang perlu skill yang banyak juga mulai dari communication skill, budgeting, marketing, hingga relasi dengan berbagai vendor.

    BalasHapus
  11. walaupun bukan di acara besar, tapi saya sering terlibat di tim ala-ala event organizer, sejak masih sma dulu.

    Seru, memang. Walaupun terkesan mendapat tugas sederhana, tapi kekuatan tim tetap ada pada semua orang yang terlibat. Jadi pengalaman yang menarik.

    BalasHapus
  12. Bener banget dari pada kita stress mikirin pengelolaan jalannya suatu acara, ditambah acaranya acara yang besar mendingan pakai jasa event organizer saja ya . . .

    BalasHapus
  13. emang ya masuk dunia EO banyak banget pelajarannya dan ngasah daya kritis kita juga, harus berpikir cepat juga kalau di lapangan

    BalasHapus
  14. Pernah merasa jadi EO waktu ngurus event kantor, hectic banget persiapannya, dan harus benar-benar mateng untuk menghindari human eror pas acara.

    BalasHapus
  15. Kalau melihat kerja EO itu gak hanya kudu detail tapi teliti, dan sepertinya butuh ekstra fisik yg kuat

    BalasHapus
  16. Saat ini banyak orang yang menyerahkan setiap acara ke event organizer ya kak
    Biar lebih mudah dan nggak stres

    BalasHapus
  17. Nah benar mba, sepertinya event organizer sekarang itu tidak hanya pesta dan pernikahan saja, tapi banyak acara seperti acara konser dan sebagainya jga menggunakan event organizer yaa mba. Emang banyak tugas dan skill yg diperlukan sehingga acaranya jga sukses seperti yg diharapkan yaa mba

    BalasHapus
  18. Salut sih sama yang bekerja di bidang EO. Sebagai konsumer, menggunakan jasa EO itu sangat menghemat tenaga dan pikiran banget

    BalasHapus
  19. Saya tuh membayangkan, mahasiswa yang belajar kemampuan seperti bernegosiasi, komunikasi dll (sebagaimana yang disebutkan dalam tulisan ini), lalu belajar bisnis EO, niscaya begitu lulus kuliah dia bisa bangun bisnis di usia muda. Sejak mahasiswa kan sudah bisa tuh mulai praktik2 jadi EO di perusahaan orang, setelah lulus bisa deh bikin bisnis. Yang penting rajin update ilmu, seperti membaca postingan ini misalnya.

    BalasHapus

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel